Inledning

Följande är Proffice riktlinjer för integritetshantering vilken rör information som identifierar en person (‘Personlig information’) och som insamlats, använts eller utlämnats genom Proffice webbplatser och tjänsterna som tillhandahålls Registrerade Användare (tillsammans ‘Tjänsterna’). Personuppgiftsansvarig är Proffice AB (Org nr: 556089-6572), Regeringsgatan 65, Box 70368, 107 24 Stockholm, Sverige. Personuppgiftsombud är Chefsjurist Anna Svärdemo Alander. ‘Proffice webbplatser‘ innefattar proffice.se, proffice.com, proffice.no, proffice.dk, profficefinland.fi,  dfind.se, dfind.no, antenn.se med tillhörande underliggande sidor. Utöver Proffice webbplatser kan registrering även ske vid sökande av tjänster hos Proffice via andra webbplatser såsom exempelvis ams.se och liknande webbplatser för sökande av jobb. Samma som gäller för Proffice webbplatser ska gälla för sökande av tjänster vid sådana andra webbplatser.

Dessa riktlinjer är avsedda att följa svenska och europeiska lagar och regler. Om du befinner dig utanför EU, kan vi komma att ange ytterligare eller andra villkor för ditt användande av Tjänsterna. Detta samtycke innebär att du ger Proffice rätt att använda din Personliga Information inom hela Profficekoncernen, i samtliga länder där Proffice verkar, samt översända informationen för lagring och behandling hos vår samarbetspartner TeleComputing AB.

Genom att klicka i rutan jämte:

‘Jag accepterar att Proffice registrerar de uppgifter jag uppger i syfte att matcha dem med passande tjänster på Proffice webbplatser. Vill du veta mer om hur vi arbetar med personuppgifter klicka här.’

när du söker ett jobb och därmed upprättar ett konto, ger du Profficekoncernen ditt uttryckliga samtycke till att samla in, lagra, bearbeta och använda din personliga information enligt denna riktlinje. Samtycket gäller tills dess att du antingen återkallar samtycket, att tolv [12] månader har gått efter att du avslutat ditt konto, eller att Proffice avslutat ditt konto på grund av brott mot våra villkor eller dessa riktlinjer.

Samtycket täcker även att den information som du förser Proffice med kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar, inklusive interna demografiska studier, så att vi kan förse dig och andra Användare med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på våra tjänster (till exempel, genom att visa innehåll som kan vara av intresse för dig och leverera mer relevant information till dig).

Om du är under 16 år och önskar upprätta ett konto hos Proffice, kräver vi målsmans medgivande.

Hur systemet fungerar

Genom att Du söker en tjänst på någon av Proffice webbplatser eller andra webbplatser där jobb från Proffice annonseras registreras du automatiskt i Proffice databas Fasttrack. Därefter kan du enkelt gå vidare och söka andra tjänster med samma registrerade uppgifter hos arbetsgivare som är kunder till Proffice och som använder Proffice vid rekryteringar samt tjänster hos Proffice för att arbeta som konsult i Proffice uthyrningsverksamhet. 

Informationen lagras hos Proffice samarbetspartner TeleComputing AB:s centrala databas i Sverige. Proffice medarbetare kan sedan matcha kandidater med lediga tjänster hos Proffice och hos Proffice kunder.

Insamlad information och dess användning

Information som du tillhandahåller

När du vid sökandet av ett jobb registrerar dig för ett konto på någon av Proffice webbplatser eller annan webbplats, så ber vi dig ange viss Personlig Information (såsom namn, adress, e-postadress, land och kontolösenord etc) vilka du samtycker till bearbetning av enligt ovan.

Cookies

Vi använder cookies på vår Sida. Cookies är små textfiler som placeras på din hårddisk närhelst du besöker någon av Proffice webbplatser. Dessa filer identifierar din dator och lagrar dina val och annan data om ditt besök och om hur du använt Proffice webbplatser och Tjänsterna, inklusive spårningsanvändning på webbplatsen (t.ex. information om de delar du besöker och frekvensen med vilken du besöker olika delar av vår Sida) så att webbplatsen när du återvänder, vet vem du är och kan individualisera ditt besök.
Genom att klicka i rutan jämte

‘Jag accepterar att Proffice registrerar de uppgifter jag uppger i syfte att matcha dem med passande tjänster på Proffice webbplatser. Vill du veta mer om hur vi arbetar med personuppgifter klicka här.’

under registreringen, samtycker du till att vi kombinerar denna information med din Personliga Information för marknadsföring och marknadsundersökningar, inklusive interna demografiska studier, så att vi kan förbättra, optimera och anpassa kvaliteten på våra Tjänster för dig, bekräfta när du har loggat in på Tjänsterna, mäta antalet unika användare av våra Tjänster samt verifiera Användare. De flesta webbläsare är automatiskt inställda på att acceptera cookies.

Du kan avaktivera cookies eller välja att din dator varnar dig varje gång en cookie sänds. Detta kan du göra via din webbläsares inställningar men kan också innebära att vissa funktioner på Proffice webbplatser och Tjänster eventuellt inte kan visas. Annonsörer på vår Sida kan också ange cookies. Bolaget har ingen kontroll över sådana cookies, vilka regleras av sådana parters riktlinjer för integritetshantering. Proffice webbplatser använder också tredje parts cookies och bildfiler (web beacons) för att anonymt spåra och analysera användning och aktivitet på webbplatser. Denna information sammanställs och analyseras på en aggregerad (samlad) basis.

Inloggningsinformation

När du får åtkomst till vår Sida, lagrar automatiskt våra servrar information som din webbläsare sänder närhelst du besöker en webbplats. Dessa serverloggar kan inkludera information om hur du använder vår Sida, såsom din webbförfrågan, typ av webbläsare, webbläsarspråk, tid och datum för din förfrågan, och ett eller flera cookies som specifikt kan identifiera din webbläsare.

Om du är en Registrerad Användare samtycker du, när du genom att klicka i rutan jämte

‘Jag accepterar att Proffice registrerar de uppgifter jag uppger i syfte att matcha dem med passande tjänster på Proffice webbplatser. Vill du veta mer om hur vi arbetar med personuppgifter klicka här.’

under registreringen, till att vi kombinerar denna inloggningsinformation med din Personliga Information för att analysera hur du använder våra Tjänster, för att verifiera din identitet och för att utreda misstänkta överträdelser mot användarvillkoren och nätgemenskapens riktlinjer (‘Reglerna’).

Användarkommunikation

När du sänder ett e-post-meddelande till, eller på annat sätt kommunicerar med, Proffice kan vi komma att bevara denna kommunikation för att kunna behandla dina förfrågningar, bemöta dina önskemål samt förbättra våra Tjänster.

Användarframställt innehåll

Kom ihåg att när du laddar upp text, bild eller annat material till Proffice webbplatser, så görs den tillgänglig över hela världen. Du bör iaktta extra försiktighet så att du inte inkluderar Personlig Information om dig själv eller en tredje part i uppladdat material eller någon kommentar som du gör på Proffice webbplatser. Vi tar inte något ansvar för frivilligt anslagen information.

Vem har tillgång till informationen?

Dina uppgifter kommer att användas av Proffice medarbetare och underleverantörer samt kommuniceras med Proffice kunder. Vi utlämnar endast Personlig Information till tredje part, dvs. andra bolag, organisation, stat, kommun, landsting eller individer utanför Profficekoncernen eller TeleComputing AB som Proffice inte har en kundrelation till, under följande omständigheter:

  • Vi har ditt samtycke. Med undantag för vad som anges nedan, kommer vi att meddela dig innan vi delar din Personliga Information med en tredje part och ge dig möjligheten att välja att din information inte ska utlämnas. Vi delar inte Personlig Information med andra tredje parter.
  • Vid användandet av personuppgiftsbiträden.Vi kan komma att använda personuppgiftsbiträden för att administrera och behandla din Personliga Information för vår räkning för de syften som fastställts i dessa riktlinjer, t.ex. för hostingaktiviteter som hänför sig till användningen av Proffice webbplatser. Vi kräver att dessa parter åtar sig att behandla denna information utifrån våra instruktioner och i enlighet med dessa riktlinjer och andra sekretess- och säkerhetsåtgärder.
  • Vi har tilltro till att åtkomst, användning, bevarande eller utlämnande av Personlig Information är skäligen nödvändig för att
    (a) tillmötesgå lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande           myndighet;
    (b) verkställa Reglerna, inklusive utredning av potentiella överträdelser därav;
    (c) upptäcka, förebygga eller i annat fall uppmärksamma bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem; eller
    (d) skydda mot skada av Proffices, dess Användares eller allmänhetens rättigheter, tillgångar eller säkerhet vilket krävs eller tillåts enligt lag.     
  • Som en del av ett samgående, försäljning, överföring av tillgångar eller förvärv, om det är tillåtet och utförs enlighet med tillämplig lag.

Informationssäkerhet

Din Personliga Information kan endast ses av dig efter att ditt användarnamn och lösenord angivits korrekt.  Ett undantag från detta är för personer under 16 år vars föräldrar eller målsmän kan se, få tillgång till och uppdatera denna information. Andra användare eller tredje part som besöker Proffice webbplatser kommer att se det användarnamn som du har valt under registreringsprocessen. För att skydda din integritet vänligen se till att inte använda ditt riktiga namn som användarnamn.

SSL-kod kan komma att användas för att sända data som du avger till Proffice webbplatser för att skydda känslig data under sändning. Webbsidorna är därför krypterade och databaserna skyddas av ett Internet baserat intrångslarm och brandväggar. Utomstående säkerhetsexperter verifierar ständigt säkerhetsnivån.

Endast behörig personal hos Proffice har tillgång till Personlig Information. Proffice anställda är bundna av sekretessavtal och måste iaktta Proffice säkerhetspolicy.

Korrigering och radering av Personlig Information

Om du inte vill att vi använder din Personliga Information såsom angivits i dessa riktlinjer kan du när som helst återkalla ditt samtycke till denna användning genom att sända ett e-postmeddelande till [support@proffice.com] eller skriva till oss på adressen:
Proffice AB (5560896-6572)
Regeringsgatan 65
Box 70368
107 24 Stockholm

Detta leder till uppsägning av ditt konto och du kan därefter inte använda våra Tjänster.

Det är du som användare som själv kan registrera, uppdatera, redigera och ta bort egen Personlig Information under ‘Inställningar‘ efter inloggning. Du har rätt att kontrollera och korrigera all data som är hänförlig till dig som person och som lagras hos oss. Proffice uppmanar samtliga sökande att fortlöpande uppdatera sina personuppgifter för att säkerställa att informationen är aktuell och korrekt. Om du använder något av ovanstående sätt för att korrigera eller radera din Personliga Information ansvarar vi för att detta sker på samtliga platser där vi sparat och behandlat informationen, inom hela Profficekoncernen och hos våra samarbetsparter.

Lagring (kvarhållande) av Personlig Information

Personlig Information lagras så länge som det är nödvändigt för att utföra en tjänst som du har begärt eller för vilken du har givit oss ditt samtycke, förutsatt att rättsliga krav som kräver motsatsen inte finns, exempelvis bokföringsregler eller en pågående juridisk process. Vidare sparar vi informationen efter avslutat konto tolv [12] månader för att kunna följa upp våra Tjänster samt sända marknadsföring till dig.

Personer under 16 år

När en användare försöker registrera ett konto på vår Sida, samlar vi in uppgifter om e-postadress, för- och efternamn samt inhämtar befintliga uppgifter från CV/meritförteckning. Vi kräver verifierbart samtycke från förälder eller annan målsman för barn under 16 år via Proffice webbplatser och Tjänsterna.

För att inhämta målsmans tillstånd frågar vi barnet om e-postadressen till deras målsman. Vi sänder sedan ett e-postmeddelande till barnets målsman till den adress som barnet har registrerat och begär att målsman bekräftar samtycket till registreringen. Målsman kan se den information som barnet har angivit under registreringen.

Ändringar i dessa riktlinjer för integritetshantering

Vänligen notera att dessa riktlinjer kan komma ändras från tid till annan. Vi kommer att publicera sådana ändringar i riktlinjerna på denna sida, och om ändringarna är väsentliga kommer vi tillhandahålla ett mer utmärkande meddelande, samt kontakta dig via e-post, senast 30 [trettio] dagar innan ändringen träder ikraft.

Varje version av dessa riktlinjer kommer att identifieras på toppen av varje enskild Proffice webbplats i datum-ordning efter dess giltighet. Vi kommer att inhämta samtycke från Användare före implementering av sådana ändringar i riktlinjerna som kommer att minde restriktiv avseende vår användning av Personlig Information än vad vi utlovat vid tiden för den ursprungliga inhämtningen.