Kunskap Missar du målet med alla de där bollarna du har i luften? Sveriges enda struktör ger dig en lektion för att bli mer effektiv. Mer ro i själen får du på köpet.

David Stiernholms intresse för att hitta bättre struktur väcktes för att han själv kände sig stressad och tankspridd på jobbet. Han har en bakgrund som bland annat controller och ställföreträdande VD inom handels- och tjänsteföretag men i dag kallar han sig Sveriges enda struktör. Varje år lär han tusentals människor hur de ska göra för att bli mer strukturerade och nå personlig effektivitet.

– Det handlar inte om att passa in i en särskild struktur, utan om att skapa en struktur som passar just dig och förenklar just ditt liv. Då kan du koppla av och vara den du egentligen är, eller vill vara, i stället för att hela tiden vara uppfylld av otaliga arbetsuppgifter och mejl som snurrar i ditt huvud.

Att alltid vara ute i sista stund är en stor stressfaktor

Han menar att många människor upplever att de har för mycket att göra, eller att de allt för ofta upptäcker att de borde ha börjat med saker tidigare för att hinna med dem. Att hela tiden tvingas göra saker i sista stund är en stor stressfaktor i sig.

Vad är den största vinsten med bättre struktur?
– Det är lätt att tro att det ger en massa tid över för att du blir mer effektiv. Och visst kan du tjäna in en del tid, men det är få som säger "Yes, jag vann så många timmar på det här". Nio av tio säger i stället "Jag mår så mycket bättre nu". De stressar mindre, sover bättre och känner sig lediga när de är lediga, säger David.

– En annan aspekt är att du får en högre kvalitet på det du gör. Om du är stressad och har ont om tid är det lätt att bara hafsa ihop saker.

4 steg till bättre struktur

1. Gör en lista – Gör en (och bara en!) att-göra-lista. Den ska både innehålla uppgifter som ska göras på kort sikt – som mejl och samtal – och ge dig en överblick på längre sikt, till exempel över projekt du driver. En bra webbtjänst för att-göra-listor är till exempel Todoist. Skaffa även en bra struktur över dina mejl och annan referensinformation som hör till dina att-göra-uppgifter.

2. Prioritera rätt – Många prioriterar att göra saker som är brådskande, vilket kan bli stressigt. Prioritera istället efter vad som är viktigt. På ett jobb är allt som bidrar till verksamhetsmålen viktigt. Om målen inte finns nedbrutna på individnivå kan du ta upp frågan med din chef, eller sätta egna mål som du stämmer av med chefen.

3. Städa – Se över din arbetsmiljö. Visuellt kan till exempel fullproppade skärmväggar och skrivbord vara störande. Ljudmässigt kan sorl skärmas av med hjälp av hörlurar. Om du inte jobbar bra till musik kan du använda gratistjänster som Noisli för att lyssna på olika bakgrundsljud. Hörlurar signalerar dessutom till omgivningen att du inte vill bli störd.

4. Automatisera mera – Försök få uppgifter gjorda utan att lägga energi på dem. Det finns digitala tjänster för fler ändamål än du kanske tror, så kolla om det finns någon för just de uppgifter du tycker stjäl tid. Du kan till exempel skapa en textbank för att återanvända mejlsvar, kanske för offerter eller om du är expert och ofta får samma frågor.