Tips Att leda på distans har sina fördelar. Men hur håller man sina medarbetare motiverade? Hur vet man om de trivs? Olivia Laurent på Proffice förklarar sin modell.

Med ansvar för många konsulter som arbetar hos olika kunder vet Olivia vilka utmaningar som uppkommer av att leda på distans.

– Den stora utmaningen för oss som organisation är att vi inte direkt kan arbetsleda vår personal, utan det sker på plats hos våra kunder. För mig handlar det framför allt om att hitta sätt att motivera och ge mina medarbetare möjligheter att utvecklas utan att träffa dem dagligen.

Vad tycker konsulterna?
– Jag tror och hoppas att de uppskattar det. Det går att se på det som att man inte har sin chef närvarande, men man kan också se det som att man istället har två chefer. En arbetsledare som kan ta vissa frågor och är inblandad i upplärningen och en konsultchef som man kan gå till med andra saker, som t ex och om något inte fungerar på arbetsplatsen.

Viktigt att skapa gemenskap och känsla av tillhörighet
De flesta av Olivias konsulter har uppdrag som löper över ett år eller mer. Vissa är hos samma kund och ses dagligen, men hela teamet samlas aldrig på Proffices kontor.

– Det är svårt men väldigt viktigt att ändå skapa en gemenskap och en känsla av att tillhöra Proffice för de som är hos olika kunder. Det är något jag jobbar väldigt mycket med.

Håller alla kvar på radarn
Förutom gemensamma aktiviteter, som jul- och sommarfester, arbetar Olivia med ett verktyg kallat Radar. På en föreställd radarkarta placeras medarbetarna in efter hur länge sedan Oliva träffade eller pratade med dem. Ju kortare tid sedan, desto närmare mitten.

– Det är ett effektivt sätt att åskådliggöra och upptäcka vilka jag inte varit i kontakt med på länge. Ofta är det de som presterar högt över eller något under förväntan som jag får höra om från kunder. De som gör precis det som efterfrågas och håller alla nöjda är lättare att tappa.

Ett telefonsamtal kan vara skillnaden
När någon riskerar att hamna för långt ut på radarn kan ett telefonsamtal vara allt som krävs.

– Det är viktigt att upprätthålla relationerna, det kan räcka med att lyfta på luren utan större anledning än att kolla hur läget är, säger Olivia. Känslan och gemenskapen av att vara en del av Proffice får inte gå förlorad.

Det är även viktigt för Proffice att ha en nära kontakt med sina kunder. Uppföljning från kunderna och möten på de olika arbetsplatserna är viktiga verktyg för Olivia för att lyckas leda på distans.

– Det är absolut nödvändigt att jobba tätt med kunderna. För att få återkoppling om hur våra konsulter presterar och i den mån det är möjligt även föra det vidare till konsulterna för deras egen utvecklings skull.