Kunskap Förändring skrämmer de flesta. Och en organisation är summan av sina medarbetare. Gunilla Stenback vet vad som gäller för att få med sig den enskilda individen i de stora svängarna.

Som rehabstrateg på Antenn Consulting jobbar Gunilla Stenback med att förhindra långtidssjukskrivningar genom att komma in i tidiga skeenden. Ett eller två möten kan vara allt som krävs – en liten förändring som leder till stora skillnader.

Ovilja till förändring bottnar oftast i otrygghet

Varför är det så svårt att genomföra förändringar?
– Det är i grund och botten för att vi människor vill känna trygghet. "Hur kommer det att bli för mig?" Vi är rädda helt enkelt, även om det är en förändring som ska leda till något bättre. 

Något hemligt knep för att få hela personalstyrkan att jubla över en flytt till källarlokalerna finns inte, men grunden för att få med sina medarbetare i en förändringsprocess menar Gunilla är kommunikation och information.
– Först och främst, man får aldrig med sig alla i en stor förändringsprocess, så det kan man glömma direkt. Men man måste såklart göra sitt bästa för att få med så många som möjligt. För att lyckas är det viktigt att utgå ifrån att alla individer är olika och reagerar på olika sätt inför en förändring.

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig vid förändring

Olika typer av medarbetare bemöter förändring på olika sätt

Gunilla delar in medarbetarna i tre kategorier för att lättare nå fram till var och en:

Förvaltaren – Vill inte ha någon förändring alls. Alla försvarsmekanismer slår till och det gäller att upprepa tydligt vad som gäller och från och med när. Det finns inget utrymme för otydlighet. Med tiden vänjer sig och accepterar förvaltaren förändringen som att den aldrig hänt.

Utvecklaren – Vill bara veta på vilket sätt förändringen gynnar verksamheten. Lägg tid på att förklara i samtal inledningsvis, det brukar räcka. Utvecklaren accepterar snart förändringen oavsett om det blir till det bättre eller sämre för dem själva, bara de har fått framföra sina eventuella åsikter och synpunkter.

Visionären – Är med på det mesta som leder mot företagets vision. Visionären kan tänka abstrakt och tror sig förstå vår samtid och kunna se in i framtiden. Om förändringen känns fel lämnar de skutan, och det – varken kan eller ska – chefen göra något åt.

Tydlighet och upprepning är a och o

Gunilla poängterar vikten av att informera om läget klart och tydligt och med hög frekvens.
– Det gäller att gång på gång förmedla: var vi är, vart vi ska och hur vi ska ta oss dit. Det måste man sedan spegla mot de mål och den vision företaget har, det är väldigt viktigt! "Vi gör så här för att det kommer att hjälpa oss att uppnå x som är ett steg i riktningen mot vår vision."

Missar man att informera om det riskerar medarbetarna att tappa sammanhanget och känner sig inte lika delaktiga i processen. Lika viktigt är det att välkomna synpunkter, man får aldrig tycka att det är dåligt när folk tycker till.
– Var tydlig med att alla åsikter välkomnas men också med hur de kommer att hanteras och utvärderas. Annars finns risken att det blir tyst bland personalen, och när det blir tyst då vet man att man har misslyckats.

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig vid förändring

Undvik spekulationer och frustration

Ett vanligt misstag är att en förändring planeras för långt ifrån verksamheten.

– En ledningsgrupp kan låsa in sig i ett halvår och gå igenom hur processen ska gå till, och sedan informera de olika avdelningarna och förvänta sig att det ska gå smidigt och snabbt att genomföra.

Det är en strategi som leder till spekulationer och i slutändan frustration hos medarbetarna. Istället bör man hålla hela personalstyrkan uppdaterad i varje steg, menar Gunilla Stenback.

– Det är mycket bättre att gå ut med den information som finns för stunden och informera om vilka frågor som diskuteras och kommer att diskuteras högre upp i verksamheten. Att löpande kommunicera vad som händer ger en trygghet hos medarbetarna.