Tips Dålig täckning, strulande system och förvirringen i att man inte ser vem som pratar. Att mötas på distans med bara hörseln som input kan vara klurigt. Här är checklistan som hjälper dig göra konferenssamtalet till en succé.

  • Ställ upp en dagordning i förväg. Precis som vid ett vanligt möte är det bra att ha en checklista till hands och kunna föra anteckningar och notera vilka beslut som fattats.
  • Var redo när telefonen ringer. Att stå med armarna i diskberget, medan de dokument du behöver ligger inne på skrivbordet är varken praktiskt eller god möteskutym.
  • Ha en backup. Om du vet med dig att du har bråttom iväg, se till att någon står redo att ta över tyglarna. Om mötet drar ut på tiden, delegera så att någon kan plocka upp tråden.
  • Ha koll på tekniken. Om det är du som initierar mötet, se till att lära dig att använda konferenssystemet i förväg.
  • Identifiera dig med namn, även om ni skulle använda er av ett kommunikationssystem som gör det automatiskt.
  • Hälsa på varje person vid namn. Dels för att det är hövligt att bekräfta varje persons närvaro, men framför allt så får du också möjlighet att direkt lära dig att känna igen människors röster.
  • Glöm inte småpratet. Att avsätta lite tid för att kolla läget och småprata är viktigt för att dels minimera risken för att ni svävar ut i sådant under mötet. Men framför allt stärker det kontakten och känslan av personlig närvaro mötesdelatagarna emellan.
  • Upprepa namn under samtalet. När många röster blandas kan det ibland vara svårt att identifiera till vem en kommentar eller fråga riktas. Var därför noga med att använda personers namn, för att säkerställa att budskapet når fram.
  • Om du är en tyst deltagare, se då till att du faktiskt förblir tyst. Har du inte introducerats som en aktiv delatagare i början av samtalet, blir det oerhört förvirrande för alla parter om du dyker upp som gubben i lådan. Vill du kommunicera något, gör det då genom att via text kommunicera det till en kollega.
  • En i taget. Låt den person som talar göra det i fred. Att avbryta resonemang är respektlöst och skapar en känsla hos personen som talar, att inte bli lyssnad på. Vänta hellre en sekund för mycket än en för lite innan du tar över ordet.
  • Håll dig till din roll. Leder du mötet? Är du en inpassare? Tyst deltagare? Kliver du över rollgränserna blir det lätt att förvirrat och ni kommer med största sannolikhet att tappa tråden.
  • Teknikstrul. Om samtalet bryts från något håll, ska den part som initierade samtalet ringa upp igen.
  • Om du är på språng eller exempelvis tar ett samtal i en bil, försök att hålla dig inom ett område med god täckning.
  • Avsluta i tid. Bara för att du exempelvis kan ta med dig din mobiltelefon, så innebär det inte att andra har möjlighet att göra det. Alla har mycket att göra och ni har avsatt en viss tid för en orsak.

Källa: www.salary.com