Tips Med medarbetare på sex kontor mellan Södertälje och Gävle, som i sin tur har konsulter på betydligt fler arbetsplatser, vet Cecilia Jungner hur det är att leda på distans och med personal som varierar i storlek. Här är hennes tips för att lyckas.

När konsulter kommer ut till uppdragsgivare, eller medarbetare sitter på en ort och chefen på en annan, kan problem uppstå. Om förväntningar och mål inte är överensstämmande blir det svårt att hålla en enhetlig riktning, menar Cecilia Jungner, affärsområdeschef på Proffice Industri & Logistik.

– Som ledare för en flexibel personalstyrka behöver du vara oerhört strukturerad och organiserad. För att lyckas är tydlighet och en öppen kommunikation A och O – men det är också den största utmaningen, säger Cecilia.

Tydliga instruktioner är väsentligt – men inte allt

Tydligheten tar sig delvis uttryck i en genomgående introduktion för nya medarbetare, men också i en kontinuerlig uppföljning och feedback. Vad gäller nu? Vad händer och varför?

– Vi jobbar väldigt mycket tillsammans med våra kunder för att sammanställa tydliga och strukturerade introduktionsplaner för våra konsulter. Vi skriver driftsmanualer där vi specificerar hur samarbetet ska fortlöpa och är väldigt måna om att dokumentera rutiner.

Att ha på papper hur processer ska fortlöpa och rutiner efterföljas underlättar både för ny och befintlig personal. Till exempel vid sjukfrånvaro, när en medarbetare tillfälligt får täcka upp för en kollega och överta dennes uppgifter, kan det vara skillnaden mellan att arbetet helt stannar upp och fortsätter i princip som vanligt.

Det finns inga dumma frågor

Människan har ett behov av att veta vart man ska. När du kommunicerar det rätt och lyckas skapas ett öppet samtalsklimat blir det naturligt för de som inte förstår att ställa frågor. Möts nya medarbetare däremot av tystnad kommer de att dra sig från att ställa sina frågor och istället leta upp en kollega för att få hjälp.

– Osäker personal som inte tydligt vet vart de ska, oavsett om det är på ett lager eller ett kontor, kommer inte att nå sina mål lika snabbt och effektivt som de med rätt förutsättningar.

Samma förväntningar är en förutsättning för att lyckas

– Att vara tydlig och främja en öppen kommunikation låter enkelt. Men det är svårt att genomföra med kontinuitet, och det går alltid att bli bättre, säger Cecilia och fortsätter:

– Vi har till exempel jämfört två avdelningar hos en kund där den ena fick tydliga instruktioner och produktionsmål i dagliga uppstartsmöten medan den andra fick arbeta utan liknande förutsättningar. Skillnaden i hur långt de nådde var stor.

Korta uppdateringar på fem minuter kan vara ett effektivt sätt för att synkronisera förväntningar från dag till dag.  Det är en metod Proffice Lager & Logistik själva använder när extra personal behöver kallas in.

– För en person som för en vecka sedan jobbade ett par dagar hos dig har mycket hänt om de kommer tillbaka i dag. Sammanhanget är förändrat och förväntningarna är annorlunda. Att snabbt gå igenom hur det har gått sedan sist, varför det inte gick som önskat och vad som är avvikande i dag ger alla en bild av läget och vad som ska göras, avslutar Cecilia.