Tips Är vi för generösa med beröm eller skrämmer vi våra kollegor med omotiverade utskällningar? Proffices expertpanel vet vilken feedback som ger resultat – och vad som bara gör situationen värre.

Marianne Winblad von Walter är HR-chef för Profficekoncernen, Max Ahlstedt är försäljningschef på Proffice Industri och Logistik och Johan Lind är konsultchef på Proffice Sverige. De vet hur viktigt det är att ge sina medarbetare feedback – men också hur den ska levereras för att ge bäst resultat.

Hur ser det generellt ut i dag, är vi för snälla eller för hårda?

Max: Det kan vara svårt att bedöma när det är läge att ge feedback, både positiv och negativ, men jag kan tycka att det går inflation i att ge positiv feedback. I dag förväntas det nästan att man ska berömma för saker som är en del av arbetsbeskrivningen. Positiv feedback är oerhört viktig och jag lämnar det gärna, men när en medarbetare briljerar eller presterar över förväntan.

Johan: Jag håller till viss del med. Att ge någon en klapp på axeln och ett ”Bra jobbat” blir ganska betydelselöst om det händer för ofta. Det är viktigt att vara tydlig med varför du berömmer och inte bara ge komplimanger. Förtydliga vad som var bra och när det hände.

Marianne: Jag håller inte med! Positiv feedback som ges på rätt sätt kan det inte bli för mycket av. Däremot håller jag helt med om vikten av att vara tydlig och att feedbacken ska komma i rätt tid. Med det sagt tror jag generellt att många är för fega i dag, både vad gäller negativ och positiv feedback. Som ledare och medarbetare är man två vuxna i två roller som ska samarbeta, i en fruktsam produktiv miljö ska den relationen tåla att man säger till exempel ”Det där gillar inte jag”.

Vad är bra feedback, och hur ger jag den?

Johan: För att skapa en förändring måste du tänka långsiktigt och vara jättetydlig. Skäller jag ut någon är det ett kortsiktigt tänk som inte bidrar till att göra situationen bättre. Som ledare måste jag vara motiverande och skapa en samsyn för att kunna åstadkomma en förändring. Det kräver mer tid och engagemang, men det är också vad som ger en effekt i det långa loppet.

Max: Det är knorren på det hela, att få med sig medarbetaren. Istället för att bara förklara att vi inte levererar tillräckligt måste du jobba coachande och motivera. Att fråga efter medarbetarens egna förslag på lösningar är ett klassiskt men effektivt sätt, då får du personen att själv tänka till och vilja hitta lösningar på problemet.

Marianne: Bra feedback ska också fokusera både på resultat och beteenden.  Till exempel: ”När du gör så här reagerar jag så”, inte: ”Du är så här och så här”. En annan viktig faktor är att feedbacken kommer i rätt tid, så nära inpå själva händelsen som möjligt. Vi människor har ett behov av att få bekräftelse, fokusera därför på det som är positivt och förstärk det beteendet, det gör att man får kraft att fortsätta och vilja lyckas med nästa utmaning.

Hur kan man arbeta proaktivt för att ge sig själv de bästa förutsättningarna?

Max: Mycket handlar om tydlighet, både i vad som förväntas från medarbetaren och i arbetsbeskrivningen, men också i själva feedbacken. Vi skulle må bra av lite rakare kommunikation. Håll regelbundna samtal och ställ raka frågor: ”Trivs du på jobbet?”, ”Mår du bra?” och ”Vad är viktigt för dig?”.

Johan: Det är verkligen en förutsättning. Utan att ha varit tydlig i den inledande fasen blir det svårt att arbeta med feedback på ett bra sätt när uppgiften är slutförd. Det handlar om att hitta en balans i hur nära du ska vara som ledare, släpper du dina medarbetare vind för våg är risken att du tappar kontrollen, både över dem och verksamheten. Var lyhörd för att alla är olika och kräver olika styrning.

Marianne: Tydlighet är det absolut viktigaste, ställ frågor för att vara säker på att dina förväntningar går fram: ”Saknar du någonting?” och ”Har du en bild av vad jag förväntar mig av dig?”. En grundförutsättning för feedback är också att det finns en uppbyggd relation mellan ledaren och medarbetaren. Det är lätt hänt att man direkt går i försvar när man får kritik, men finns det då en förtroendefull relation så finns också en plattform att ge kritik och tillsammans växa på.